Estructura General del Excel
Master de Leads y Ventas — una hoja por vendedor
El archivo Master de Leads y Ventas es la herramienta central de seguimiento. Cada vendedor tiene su propia hoja. La información debe llenarse en tiempo real, sin dejar campos vacíos.
1
Lead Nuevo entra
2
Contactado
3
Conversación lograda
4
Seguimiento activo
5
Depósito / Financiamiento
✓
Venta Cerrada
ℹ️ La información debe ser llenada únicamente en la hoja que tiene tu nombre. No toques las hojas de otros vendedores.
Campos y Cómo Llenarlos
Cada campo tiene un propósito — ninguno es decorativo
Fecha de Entrada Obligatorio
Fecha en que el lead entra al sistema. Formato USA: MM/DD/YYYY. Dale doble clic y aparece el calendario automáticamente.
Ej: 03/24/2026
Nombre del Lead Obligatorio
Nombre completo del cliente tal como lo proporcionó.
Ej: María González
Teléfono Obligatorio
Número correcto. Sin código de área, guiones ni espacios.
Ej: 3055551234
Email Opcional
Correo del cliente si lo proporcionó.
Ej: maria@gmail.com
Código del Video Obligatorio
Identificador del anuncio. Se encuentra en la parte superior derecha de cada video o pieza gráfica.
Sirve para saber qué anuncio generó el lead
Estado Obligatorio
Fase actual del lead. Actualiza en tiempo real según el avance. Ver sección de Estados para referencia completa.
Tipo de Cierre Al cerrar
Cómo se cerró la venta: Llamada, Chat o En Persona.
Tipo de Pago Al cerrar
Método de pago usado. Siempre marcar para aplicar los fees correctos.
Producto Al cerrar
Tratamiento o paquete vendido. Selecciona de la lista desplegable.
Valor del Depósito Opcional
Monto inicial pagado si aplica.
Precio Brindado Importante
Precio total del paquete sin descuentos. Aunque no se cierre la venta, debes registrar el precio que ofreciste.
Venta Neta Obligatorio
Monto final cobrado. Si no lo agregas, la venta no se reflejará en tus métricas. Puede ser igual o diferente al precio bruto.
Fecha de Cierre Obligatorio
Si no agregas la fecha, la venta no se refleja en las métricas. Registrar el mismo día del cierre.
Venta Real Automático
Se completa automáticamente. Refleja la venta neta menos el porcentaje de Cherry/CareCredit cuando aplica.
Comentarios Siempre
Notas del cliente con fecha, hora, qué pasó y próximo paso. Ver sección de Comentarios para formato.
⚠️ Venta Neta + Fecha de Cierre son los dos campos que más se olvidan. Sin ellos la venta NO aparece en tus estadísticas.
Estados del Lead
Actualiza en tiempo real según el avance del cliente
🔵 Lead Nuevo
Acaba de entrar al sistema. Aún no ha sido contactado.
Acción: Contactar en menos de 2 minutos
🟡 Contactado
Ya se le escribió o llamó pero no ha respondido aún.
Acción: Reintentar contacto — mañana y tarde
🟣 Conversación Lograda
El lead respondió. Hay comunicación activa.
Acción: Llevar hacia el cierre con opciones A/B
🔴 Seguimiento
En proceso de cierre. Necesita más toques para decidir.
Acción: 3-5 seguimientos, no abandonar
🟢 Depósito
Pagó un monto inicial. La venta está casi cerrada.
Acción: Agendar cita y confirmar saldo pendiente
🟤 Financiamiento Aprobado
Cherry o CareCredit fue aprobado.
Acción: Confirmar monto y cerrar inmediatamente
✅ Venta Cerrada
Venta finalizada y pago recibido.
Acción: Registrar Venta Neta + Fecha de Cierre
⚫ Perdido
No interesado o pidió literalmente no ser contactado.
Acción: No volver a contactar — respetar la decisión
Tipo de Cierre
Cómo se concretó la venta
📞 Llamada
La venta se cerró por teléfono. El cliente dio su aprobación y pago durante una llamada.
💬 Chat
La venta se cerró por WhatsApp o mensajes de texto. Se envió link de pago y el cliente completó la transacción.
🏥 En Persona
El cliente visitó el medical center y cerró en sitio con datáfono o efectivo.
Tipo de Pago
Siempre marcar para aplicar los fees correctos
💙 Zelle
Transferencia bancaria con número de teléfono. Sin fees adicionales para el centro.
Verificar que el pago llegó antes de agendar cita
💵 Efectivo
Pago en físico en el medical center.
Solo aplica para cierres En Persona
🌸 Cherry
Financiamiento a plazos. Tiene fee que se descuenta automáticamente en Venta Real.
Enviar link de aplicación al cliente primero
💜 CareCredit
Financiamiento médico. Tiene fee que se descuenta automáticamente en Venta Real.
Confirmar monto aprobado antes de cerrar
🟨 Square On Site
Pago con datáfono en el medical center. El cliente está físicamente presente.
Solo para cierres En Persona
🟧 Square Online
Se envía link de pago al cliente y paga remotamente.
Confirmar que el pago se procesó correctamente
⚠️ Siempre marca el tipo de pago. Cherry y CareCredit tienen fees que se aplican automáticamente en la columna Venta Real.
Productos / Tratamientos
Selecciona el tratamiento vendido de la lista
✨ Morpheus 8 + PRP + HIFU
🔬 Morpheus 8
📡 HIFU
🔥 Fibroblast
💉 Dermapen
🌿 Limpieza Facial
⚡ ED
🫧 Cámara Hiperbárica
ℹ️ Si el producto no está en la lista, consulta con tu supervisor antes de agregar uno nuevo.
Comentarios
Formato obligatorio: Fecha · Hora · Qué pasó · Próximo paso
📌 Cada comentario siempre debe incluir: Fecha — Hora — Qué pasó — Próximo paso claro con acción específica.
📅 Fecha
Formato USA: MM/DD/YYYY
Ej: 03/24/2026
🕐 Hora
Hora exacta del contacto o evento
Ej: 10:15 AM
📝 Qué pasó
Resumen claro de la interacción con el cliente
Ej: Cliente interesada en Morpheus8, preguntó por precio
➡️ Próximo paso
Acción específica con fecha y hora exacta
Ej: Llamar mañana a las 11:00 AM para seguimiento
Ejemplos Reales de Comentarios
Copia este formato exacto en tus comentarios
1. Lead en seguimiento
03/24/2026 – 10:15 AM
Cliente interesada en Morpheus8 + PRP, le preocupa el precio. Se le explicó financiamiento con Cherry.
Acción: Llamar mañana a las 11:00 AM para seguimiento.
2. Cliente no responde
03/24/2026 – 2:40 PM
Se envió información completa por WhatsApp, no respondió.
Acción: Reintentar contacto hoy a las 6:00 PM y mañana en la mañana.
3. Cliente con objeción de distancia
03/24/2026 – 12:30 PM
Indica que le queda lejos el centro. Se le informó sobre transporte disponible.
Acción: Confirmar mañana si desea coordinar transporte.
4. Cliente evaluando decisión
03/24/2026 – 4:10 PM
Interesada en paquete de $999. Dice que lo va a consultar con su esposo, se manejó objeción pero insistió en reprogramar llamada.
Acción: Llamar mañana a las 3:00 PM para cierre.
5. Cliente con financiamiento
03/24/2026 – 1:20 PM
Completó solicitud de Cherry, pendiente aprobación.
Acción: Dar seguimiento en 5 min para verificar monto aprobado.
6. Cliente caliente — casi cierre
03/24/2026 – 5:05 PM
Lista para pagar, pidió link de pago.
Acción: Enviar link inmediato y confirmar pago hoy mismo.
7. Venta cerrada
03/24/2026 – 3:50 PM
Cliente realizó pago de $999 vía Zelle. Se agenda cita para 04/02/2026.
Acción: Confirmar recordatorio un día antes de la cita.
Reglas Clave
Sin excepciones — aplican siempre
NO dejar campos vacíos a excepción de los marcados como opcionales (Email y Valor del Depósito).
Actualizar el estado en tiempo real. Si el lead respondió, cambia el estado inmediatamente.
Registrar depósitos inmediatamente cuando el cliente realiza el pago inicial.
Registrar ventas el mismo día. Si no agregas Venta Neta + Fecha de Cierre hoy, no se reflejan en tus métricas.
Comentarios claros para seguimiento. Siempre: fecha, hora, qué pasó y próximo paso con hora exacta.
Marcar siempre el Tipo de Pago para que se apliquen correctamente los fees de Cherry y CareCredit.
Precio Brindado siempre. Aunque no se cierre la venta, registra el precio que ofreciste.
Llenar solo tu hoja. La información va únicamente en la hoja que tiene tu nombre.
🚨 Las dos razones más comunes por las que una venta no aparece en métricas: No ingresaste la Venta Neta o no ingresaste la Fecha de Cierre.